Présentation et écosystème

Présentation et écosystème

Application Départements et Notaires

Présentation

L’application Départements et Notaires permet aux départements d’apporter une réponse en temps réel aux études notariales chargées d’une succession et s’interrogeant sur l’existence éventuelle d’une créance du département au titre de l’aide sociale.

Histoire

Départements & Notaires a été initialement conçu et développé par le Département du Rhône en partenariat avec la Chambre des Notaires du Rhône. Ce service numérique a été déployé pour la première fois en janvier 2016 sous le nom Rhône + Notaires (marque déposée). En l’espace de seulement 6 mois, il devenait le canal unique de sollicitation des services du département du Rhône par les notaires.

Cette application a été depuis enrichie par les contributions de plusieurs départements, ainsi que par la mutualisation des développements grâce aux Groupes de Travail Collaboratif (GTC). Elle est maintenant déployées dans de nombeux départements.

Ecosystème

Quels sont les acteurs de l’écosystème ?

  • Les conseils départementaux, à qui l’application Départements et Notaires permet un gain de temps substantiel (entre 1 et 2 équivalents-temp-plein par an).
  • Les notaires, utilisateur·ices direct·es de l’application Départements & Notaires.
  • l’ADULLACT, association loi 1901 de collectivités, dont l’objet est l’économie d’argent public grâce au logiciel libre. L’ADULLACT est l’animateur de la communauté Départements et Notaires.
  • Les prestataires de service, proposant installation, support, évolutions, etc.
  • Le prestataire de service choisi par le Groupe de Travail Collaboratif (GTC) pour les fonctionnalités financées par l’ADULLACT

Quel est le rôle de l’ADULLACT ?

L’ADULLACT assume les rôles suivants :

  • Aider les collectivités à économiser de l’argent public grâce au logiciel libre.
  • Présenter le logiciel (enjeux) et réaliser des démonstrations.
  • Animer les GTC (ordre du jour, animation le jour J, rédaction des comptes-rendus).
  • Coordonner les développements afin de conserver une cohérence pour tous, et éviter les divergences (fork).

Qu’est-ce que le Groupe de Travail Collaboratif (GTC) ?

Le GTC est une réunion annuelle dont l’objet est de :

  • partager de l’expérience entre pairs,
  • définir la feuille de route du logiciel pour l’année à venir.

Le GTC est composé de collectivités (typiquement les conseils départementaux), du prestataire choisi, et de l’ADULLACT dans le rôle d’animateur. Toutes les collectivités, adhérentes ou non l’ADULLACT peuvent participer au GTC.

Les comptes rendus de GTC sont publiés sur le site de l’ADULLACT.

C’est lors des GTC que la feuille de route est discutée, et les fonctionnalités choisies pour l’année sont déterminées.

Pour cela, les collectivités adhérentes à l’ADULLACT peuvent voter en distribuant 100 points sur les fonctionnalités qu' elles souhaitent voir réalisées.

Ces fonctionnalités seront financées par l’ADULLACT. Elles seront implémentées par le prestataire choisi en GTC. En 2022 et pour 3 ans, le choix s’est porté sur AtolCD.

Comment installer et utiliser Départements et Notaires ?

L’application Départements et Notaires est installée sur les serveurs du département. Chaque département configure son instance selon ses besoins propres. Le département peut réaliser l’installation de manière autonome, ou se faire accompagner par le prestataire de son choix.

Comment réaliser une fonctionnalité qui n’a pas été choisie par le GTC ?

Si une fonctionnalité n’a pas recueilli assez de votes pour être réalisée à la suite d’un GTC, un conseil département peut choisir de la financer. Cette fonctionnalité est alors réalisée soit en interne ou soit en mandatant un prestataire.

Dans ce cas, il est vivement recommandé d’inclure l’ADULLACT dans les échanges, afin d’éviter une divergence (fork). Cela rend fort·e, épanoui·e et économise de l’argent public :)

Comment signaler une anomalie ?

Une anomalie peut avoir pour origine classiquement une configuration erronée (spécifique à l’installation dans le département concerné) ou alors un bug du logiciel.

Cette détermination peut se faire par le département en interne ou à l’aide d’un prestataire (du choix du département).

Comment traiter un bug ?

Un bug doit être reproductible. En effet, afin d’être corrigé, un bug nécessite d’être reproduit. Pour cela, il est demandé de décrire les étapes pour reproduire le bug.

Pour des anomalies sur le moteur de recherche, le bug doit être reproduit avec un individu des données de test (plus de 900 individus fictifs à mi-2023). Si les individus fictifs n’étaient pas suffisants à reproduire une anomalie, il est possible d’en ajouter.

C’est alors le département en interne ou un prestataire (du choix du département) qui pourra corriger le bug. Son intégration dans le tronc commun sera réalisé par le prestataire choisi en GTC, piloté par l’ADULLACT.

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